In de VVSG GIS werkgroep gaven enkele gemeenten die reeds in VIP zijn ingestapt een korte demo over hoe hun software met de gegevens omgaat en welke de voor en nadelen zijn. In de opname van de vergadering, die beschikbaar is in de Teams omgeving van de werkgroep, kan je de demo’s herbekijken. Hieronder staat in korte puntjes uitgeschreven wat opviel bij de presentatie van de verschillende software toepassingen. Achteraan staat een verslag van de opmerkingen die achteraf nog werden gegeven, ga daar zeker eens lezen als je bedenkingen hebt over rooilijnplannen, bouwkundig erfgoed, terugmeldingen…

Oostende – Cevi

• Aanvragen komen automatisch binnen, je krijgt snel een overzicht op een dossier
• Veld van memo’s zeer handig (wordt vooral gebruikt voor interne communicatie)
• De eerste stap is het verrijken van de dossiers, dit gebeurt automatisch
• Daarna kan je alles een voor een aanpassen en met een slotje aanduiden dat het gecontroleerd en ok is.
• In Oostende nog problemen met de OMV’s en oudere milieuvergunningen (Cevi werkt er aan)
• Je krijgt zicht op percentage van overlapping van de vergunning, handig voor interpretatie
• Je kan in de toepassing een plannetje openklikken met de relevante informatie maar het is handiger om op twee schermen te werken
• De software werkt goed, nog niet alles perfect in orde maar 90% van de gegevens wordt vlot ingevuld en de rest is gemakkelijk aanpasbaar
• Het oude loket wordt ook nog steeds gebruikt, daar wordt de fiche ook gemaakt om te vergelijken, dit brengt soms fouten naar boven die dan rechtgetrokken kunnen worden.
• Zoekopdrachten kunnen gepersonaliseerd worden naar interne behoeften, bijvoorbeeld zoeken op inhoud van memo
• Ze krijgen nog telefoons van aanvragers omdat die nog niet goed weten hoe ze het moeten aanvragen, zowel notarissen als makelaars
• Facturatie gaat vlot, KBO nummer wordt zo veel mogelijk gekoppeld door CEVI, en xml wordt automatisch naar financiële dienst verstuurd (zal in toekomst via VIP platform gebeuren)

Puurs-SintAmands – Orbit

• Inloggen via identiteitskaart (Vlaams Toegangsbeheer)
• Start: kaart met overzicht dossiers
• Nu nog nieuwste eerst maar gaan ze omdraaien
• Start met zoeken op referentie VIP, aanvrager of capakey
• Overzicht dossier wordt aangemaakt en verrijkt om het moment dat het aangevraagd wordt
• Inlichtingen opgedeeld in 3 categorieën, plannen die van toepassing zijn, zij die niet van toepassing zijn en een groep waarvoor geen informatie gevonden is (dat geen laag voor kon bevraagd worden)
• Alle info kan aangepast worden of zaken bijgevoegd worden, aanpassen gaat gemakkelijk, wat van een officiële bron komt staat beveiligd en is dus niet aanpasbaar.
• Geen synchronisatie tussen administratief pakket en vip, Orbit werkt er aan om dit beschikbaar te hebben.
• Er is geen echt opvolgingssysteem, in Excel iets in elkaar geknutseld met info uit de gui van Vlaanderen, waarbij ook milieu aanduid als ze het bekeken hebben.
• Ook zij gebruiken notarisbrief van vroeger ook nog om te controleren of alles overgenomen wordt.
• Koppeling met Vlaamse bronnen voor DSI en niet met gemeentelijk systeem, en DSI is niet slim, neemt alles mee ook als is het overruled door een volgende plan. In sneltempo nog alle data in DSI moeten invoeren (hadden enkel nog maar minimale data) liep niet van leien dakje.
• Facturatie loopt nog stroef, via kbo nummer adres opzoeken. Nadeel dat je niet ziet wie de aanvraag heeft gedaan.

Balen – GeoIT

• Kaart, lijst en zoekvenster in openingsvenster, maar om makkelijk te werken wordt de kaart in een tweede scherm geopend
• Automatische synchronisatie is er nog niet maar wordt ontwikkeld
• Bij het openen van het dossier wordt alle data opgehaald, dit kan lang duren
• Nuttig notitieveld wordt gebruikt
• Bij controle wordt elke inlichting bekeken, deze staan bijna altijd correct.
• Rups overrulen het gewestplan automatisch
• Duidelijke afscheiding tussen info die gevonden is en niet met groene balken
• De instantie van vergunningen moet nog aangepast worden en misdrijven moeten nog handmatig gedaan worden maar is GeoIT aan het ontwikkelen om aan te passen.
• De alleen lezen inlichtingen doen we niets meer mee, dat is niet onze data (ook mogelijke fouten worden niet terug gemeld)
• In Balen zitten alle dossiers er al in en wat aangepast wordt in het dossierbehandelingssysteem wordt met een nieuwe synchronisatie terug opgehaald. Vergunningen die over de grens van een perceel ingetekend zijn kunnen ze makkelijk uitvinken.
• Bij ingewikkelde dossiers en risicogronden kijken ze terug naar de oude brief.
• Facturatie is moeilijk, op basis van een CSV vanuit de GUI

Heusden-Zolder – GIM

• Via FME wordt alles gegenereerd en in de VIP GUI ingevoerd. Alle dossiers worden in één keer aangevuld, wat nog niet gevalideerd is wordt overschreven.
• Daarna wordt online nagekeken hoe de aanvulling gelopen is.
• Rooilijnplannen worden nog nagekeken
• Het onteigeningsplan moet nog handmatig gedaan worden, er wordt gewerkt aan de kaartlagen.
• Alle vergunningen worden handmatig ingevuld. De kaartlagen zijn in opmaak.
• Opvolging voor milieu en facturatie gaat handmatig in Excel (met kleurcodes).
• GIM schreef de FME workbench
• Veel van de kaartlagen zijn nog leeg, van zodra ze ingevuld worden kunnen ze geactiveerd worden

Varia tijdens bespreking VIP software

• Externe bronnen moeten beter wel gecontroleerd worden want terugmelding is gewenst zoals beschreven in de gebruikersomgeving van het vastgoedinformatieplatform.

• Problemen rond de actualiteit van het bouwkundig erfgoed: Wordt te weinig geactualiseerd door Vlaanderen. In Oostende geven ze volgende tekst mee als ze weten dat het erfgoed gesloopt is:

‘Het pand of de constructie is ondertussen gesloopt maar nog opgenomen in de vastgestelde inventaris van het bouwkundig erfgoed. Ondanks de sloop zijn er nog rechtsgevolgen van kracht zolang de vaststelling geldig is (informatieplicht bij eigendomsoverdracht). Bij een nieuwe vaststelling of schrapping wordt het pand geschrapt uit de vastgestelde inventaris.’

• VLOK is ook enkel read only, en enkel de afgeronde informatie wordt in VIP vermeld terwijl de resultaten een grote implicaties voor de koper. Dit werd besproken met de betrokken instanties, het antwoord wordt nog gecommuniceerd.

• DUO het platform voor onteigeningsplannen: Lopende ontwikkeling, vanuit mobiliteit en openbare werken maar nog geen informatie over te vinden. Liesbeth zoekt het uit en laat iets weten.

• Veel onduidelijkheid over Rooilijnplannen: