OC De Schouw te Lichtervelde was the-place-to-be om alles te vernemen over het VIP, het Vastgoedinformatieplatform. Digitaal Vlaanderen en WVI organiseerden het informatiemoment, in samenwerking met de VVSG. Hier het verslag van een leerrijke voormiddag

Welkom

Spreker: Bart Boute (WVI)

Bekijk de presentatie

Met de vaststelling dat het na een barre tijd van lockdowns en social distancing eindelijk weer zo ver is om elkaar echt te ontmoeten, werd het event geopend door WVI. Een warm welkom aan de 84 aanwezigen vanwege de organiseerde instanties: Digitaal Vlaanderen (DV) en WVI, in samenwerking met VVSG.

Het samenstellen van de stedenbouwkundige inlichting (algemeen bekend onder de naam Notarisbrief) is een complex proces. Dat wordt gedemonstreerd aan de hand van een praktijkvoorbeeld uit het leven van de gemeentelijk ambtenaar gegrepen. De mensen van Digitaal Vlaanderen die het Vastgoedinformatieplatform maken, krijgen als missie mee om te zorgen voor een betere aanpak: een proces dat zo geautomatiseerd mogelijk verloopt, met meer gestandaardiseerde informatie, met minder kans op bottle-necks en dus een snellere doorlooptijd, één platform voor het aanvragen en afhandelen van de dossiers. En dat te realiseren binnen een strak tijdsbestek. Een hele uitdaging!

De voordelen van VIP ten opzichte van het status quo zijn legio. Na een periode van een meer intense tijdsinvestering komt de tijd dat VIP zijn vruchten afwerpt, en dat is een blijvende winst.

“Vergelijk het met de onderhoudsvriendelijke heraanleg van je tuintje. Het is een eenmalig arbeidsintensief proces. Maar eens je klaar bent, zit je jaren op rozen”

Het VIP verzamelt als een trechter informatie uit heel veel bronnen. Het is dan ook een katalysator om veel van die basisregisters op orde te krijgen. We denken aan het Adressenregister, het Gebouwenregister, DSI, de afstemming van de kadastrale legger op sub-gebouwniveau (gebouweenheden). Allemaal zaken die nodig zijn voor een goedwerkend VIP.

Behalve Vastgoedinformatieplatform zou VIP ook kunnen staan voor ‘Very Important Project’. Het is ook een ‘Very SMART Project’, en last but not least een ‘Very GIS Project’. Daar gaan we straks in de break-out groepen dieper op in. Allen een leerrijke voormiddag.

Plenaire sessie

Sprekers: Sammy Parmentier (DV), Eveline Neirings (DV), Kathleen Declercq (VVSG)

Bekijk de presentatie

Break-out Algemeen directeurs

Sprekers: Eveline Neirings, Erwin Knuyt, Sam Renders (DV)
Moderator: Karen Viane (WVI)

Bekijk de presentatie

Vooreerst danken de algemeen directeurs voor de uitnodiging. Als hoofd van de administratie zijn de algemeen directeurs betrokken partij bij de transitie naar VIP. Ze vernemen hier de impact op de personeelsinzet, de taakstelling van de dienst omgeving/RO, het inschakelen van externe consultancy, het uitdoven van de afzonderlijke facturering bij de financiële dienst, en hun instapdatum in het VIP.

Het VIP betekent een stap vooruit in de digitalisering. Hierbij mag men de personeelsinzet bij de input en de opstartkost van het project niet uit het oog verliezen. Alle gemeentelijke lagen dienen steeds onderhouden te blijven. Met VIP zal men streven naar een standaardisatie. Momenteel is de data van de verschillende besturen heel verschillend. De één biedt meer en correctere data aan dan de ander. Dankzij de digitalisatie kan de antwoordtermijn verkorten. Beroepsfederaties betalen meer en wensen de data dus vlugger. Er is enige bezorgdheid of het ambitieuze doel van inkorten van de termijn van 30 kalenderdagen naar 10 werkdagen wel mogelijk is, in het bijzonder in vakantieperiodes en bij andere afwezigheden van personeel.

Er rijzen wat bezorgdheden over het tussentijds afleveren van info in het VIP. Het gaat over de informatie die Vlaanderen al heeft, en via verschillende platformen ontsloten wordt (oa. Geopunt). Het brengen van deze data, vóór de validatie door de gemeente, houdt een risico van misinterpretatie in, zelfs al werk je met een disclaimer. Denk maar aan de contouren van het gewestplan die afwijken van de hedendaagse percelen.

De ondertekening door algemeen directeur en burgemeester/schepen valt weg. Deze kent geen juridische waarde. Dit gegeven is nieuw voor verschillende aanwezigen. Naast de juridische kant is er ook de verantwoordelijkheid, waarbij sommigen aangeven dat het niet meer laten ondertekenen wel wat onrust kan teweegbrengen bij medewerkers, omdat het aanvoelen van aansprakelijkheid anders zal zijn.

Budgettaire implicaties. Het is mogelijk om beroep te doen op consultancy bij de WVI. Maar er zal zeker ook budget nodig zijn voor consultancy bij de softwareleverancier.

Betaling. Bij sommige besturen betaalt de aanvrager het attest vóór opmaak. VIP zal garant staan voor de betaling aan de besturen. VIP zal contractuele afspraken hebben met de professionele aanvragers: wanneer men de aanvraag opstart, zal die meteen verrekend worden. Bij aanvraag door een burger (nvdr. mogelijk in VIP vanaf 1/01/2024) zal voorafbetaling ook verplicht zijn.

Retributiereglement. VVSG zal in de loop van deze maand (mei) een sjabloon voor het retributiereglement verspreiden. Voor vb. een instap in februari 2023, is het belangrijk het retributiereglement eind 2022 te laten wijzigen. Het voorgestelde retributiereglement van de VVSG zal algemeen en duurzaam zijn, zodat er volgend jaar niet nog een vernieuwing nodig is.

Het VIP vraagt geen persoonsgebonden informatie op, dus een retributie per eigenaar is niet mogelijk. Gemeenten zullen kunnen opteren voor een uitzonderingsregel om maximaal 5 (aangrenzende, onbebouwde) percelen binnen één vraag toe te laten. Van VIP krijgt de gemeente dan wel 5 verschillende dossiers, per perceel, die afzonderlijk aangevuld en gevalideerd moeten worden. In het verslag van de VVSG GIS werkgroep van 29/5 kan je hier meer over lezen.

Op heden leveren verschillende gemeenten verschillende deelrapporten (vb. uittreksel vergunningen-, plannenregister), soms elk met een ander tarief, of met een andere geldigheid. Deze verschillende rapporten vallen weg en alles zit bij het VIP per perceel vervat in één dossier. Door de uitgave van slechts één rapport, kan het zijn dat de geldigheidstermijn van het geheel wijzigt (nvdr. het is op dit moment nog niet helemaal duidelijk volgens het juridisch traject wat de geldigheidsperiode zal zijn). Er wordt geopperd dat voor langlopende dossiers soms meerdere aanvragen zullen moeten gedaan (en betaald) worden hierdoor. Digitaal Vlaanderen zal het aspect van deze termijn nog bespreken met hun juridisch adviseurs.

Diensthoofden Omgeving/RO

Sprekers: Sammy Parmentier (DV), Kathleen Declercq (VVSG)
Moderator: David Vandecasteele (WVI)

Bekijk de presentatie

Op de negen topics kwamen kritische vragen en nuttige input van de diensthoofden omgeving en de ruimtelijke planners.

De grote opkomst voor deze break-out sessie toont direct de betrokkenheid van deze doelgroep. De deelnemers waren positief over de mogelijkheid om al hun opmerkingen mee te kunnen geven. Door goed op tijd geïnformeerd te worden kan elk bestuur voor zichzelf de grootte van de voorbereidende werken inschatten. Er wordt alvast uitgekeken naar dit project. De deelnemers beseffen zeer goed dat dit in eerste instantie een grote inspanning zal vragen van hen, om al hun data zo goed als mogelijk digitaal aangeleverd te krijgen, maar dat op termijn deze inspanning zeker de moeite waard zal zijn!

De bezorgdheden vanuit deze diensten situeren zich vooral rond:

• het gebouwenregister als bron. Dit register kan op dit moment door het lokaal bestuur niet decentraal gecontroleerd of beheerd worden.  Er is nu geen mogelijkheid om adressen, foutief gekoppeld aan gebouweenheden te verbeteren, de gegevens zijn zeker nog niet correct of up-to-date en er is nog veel werk om dit register in orde te krijgen. (nvdr. Lokale besturen koppelen nu al data over huisvesting, leegstand, tweede verblijven, … aan gebouweenheden. In de toekomst zullen ook vergunningen, EPB gekoppeld zijn aan gebouweenheden, waar op dit moment veelal gebruik gemaakt wordt van adres als unieke locatie, omdat dit juist/correct bijgehouden wordt in CRAB).

• dossieropvolging met het huidige omgevingsloket. Informatie over aanvang van werken, stopzetting van werken, … komen niet door in het omgevingsloket. Besturen kunnen dit niet mooi opvolgen. Indien dit verplichte velden zouden zijn in het omgevingsloket, ontvangt de aanvrager na enige tijd een bericht “opgelet, de aanvang van de werken werd nog niet doorgegeven, de werken werden nog niet voltooid, …” of “uw aanvraag voor omgevingsvergunning vervalt binnen X maand”. Op dit moment krijgt de aanvrager wel een herinneringsmail voor de aanplakking, indien er niet op tijd aangeplakt werd.

• DSI als primaire bron. Sommige lokale besturen hebben hun gewestplan geherinterpreteerd, zodat dit grootschalig overeenkomt met de huidige percelen. Veel besturen “knipten” ook de contouren van hun RUP’s uit het gewestplan. Dit ten behoeve van de interne GIS-werking. Bij de GIS-bevraging worden enkel de meest recente, geldende bestemmingen doorgegeven aan de stedenbouwkundige inlichting (notarisbrief).
  In DSI wordt enkel het originele, kleinschalige gewestplan gepubliceerd. Dit zal ook gebruikt worden voor het invullen van het VIP. Er zal een ‘slimme’ doordruk in het VIP gebeuren, waarbij men de bestemming bevestigt die van kracht is. Met andere woorden: VIP zal alle bestemmingen doorgeven die gevonden worden (gewestplan, RUP, …). Er moet nog een menselijke interpretatie gebeuren om de bestemmingen te bevestigen die van toepassing zijn op het perceel, er wordt immers ook in DSI geen hiërarchie van de plannen bijgehouden.

• Gewestelijke rooilijnplannen. AWV is op dit moment geen bron van digitale informatie in VIP- platform (!!). Wanneer een perceel gelegen is aan een gewestweg, zal AWV wel een vraag (per mail naar het juiste district) krijgen via VIP of dit perceel getroffen is door een gewestelijk rooilijnplan. Ook lokale besturen willen deze informatie over gewestelijke rooilijnplannen beschikbaar hebben, o.a. voor opvolging van hun bouwaanvragen. (nvdr. alle rooilijnen zijn ook nodig voor het Wegenregister). Reactie: het VIP kan maar volledig zijn als elke partij zijn deel doet. De lokale besturen hopen dan ook dat AWV snel werk zal maken van de digitalisering en het ter beschikking stellen van de gewestelijke rooilijnplannen in het VIP.

• Aanpak digitaliseren analoge dossiers. Heel wat oude dossiers zijn binnen de lokale besturen nog analoog beschikbaar. Denken we aan milieuvergunningen, risicogronden, oude stedenbouwkundige vergunningen… Vanuit Digitaal Vlaanderen zal gewerkt worden aan de opbouw van een standaard, om deze dossiers te kunnen digitaliseren. De vraag moet uiteraard gesteld worden of deze standaard nog op tijd beschikbaar zal zijn, om besturen helemaal klaar te krijgen tegen de uitrol van het VIP.

• Onroerend erfgoed. De deelnemers merken op dat deze externe data niet altijd juist ingetekend staat. Contouren vallen niet mooi samen met percelen, gebouwen die niet meer bestaan, staan er nog steeds op, … maw. de data is niet meer up-to-date. Er zou op zijn minst een mogelijkheid moeten bestaan om extra informatie vanuit het lokaal bestuur mee te geven aan de burger, vb. over de correctheid, graad van belang, … Dat lokaal onroerend erfgoed als een aparte laag zal kunnen toegevoegd worden, werd positief onthaald

• Gemeentelijke heffingen. Er zijn er heel veel heffingen, en per bestuur telkens andere. Er zal getracht worden om dit zoveel als mogelijk te standaardiseren, maar de lange lijst toont aan dat het onmogelijk zal zijn om alle gemeentelijke heffingen voor elk bestuur mee op te nemen in het model van het VIP.

• Prijskaartje software dienstenleveranciers. Besturen vragen zich af hoeveel een dienstenleverancier zal vragen voor het uitrollen van VIP. Zijn de prijzen die gevraagd worden realistisch? Wat moet een lokaal bestuur voorzien? Want dit is bij vele besturen niet begroot voor de komende maanden. We moeten als bestuur kritisch durven zijn over het aanbod van de dienstenleveranciers en het prijskaartje dat ze ons voorschotelen. Want ze voorzien voor een groot aantal gemeenten dezelfde toepassing, met kleine nuances per bestuur. Gebruik VVSG als partner, om de belangen van de besturen te garanderen.

Los van alle bezorgdheden die de deelnemers aan de werkgroep formuleerden, zien ze zeker ook de voordelen van VIP in: de (digitale) handtekening valt weg, de financiële afhandeling valt weg, een groot deel van de beschikbare gemeentelijke informatie zal “met één klik van de muis” ingevuld kunnen worden… De inspanningen die we allen in de komende maanden zullen doen om onze data digitaal aangeleverd te krijgen, zullen zeker de moeite lonen als het VIP helemaal uitgerold is!

Aan de lokale besturen wordt gevraagd om op dit moment al eens de vergelijking te maken tussen hun eigen notarisbrieven, en wat er in het VIP model zal aangeboden worden. De lijst met dossierinlichtingen waar VIP gebruik van zal maken staat op de publieke confluencepagina.

Controleer aan de hand van deze zeker al:

• welke data je nu al digitaal voor handen hebt. Is deze data up to date, is alle informatie beschikbaar?
• welke data je nog mist (hier kan je in de komende maanden op inzetten om deze te inventariseren of up to date te krijgen)
• welke data je zelf aanreikt in de notarisbrief, die NIET in het VIP model zit. Dit is zeker belangrijk voor Digitaal Vlaanderen, contact via vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be

GIS-verantwoordelijken

Spreker: Benjamin Peeters (DV) | Moderator: Bart Boute (WVI)

Bekijk de presentatie

Vragen/feedback aan Digitaal Vlaanderen. Op een aantal vragen bleek nog geen pasklaar antwoord te zijn. Aangezien VIP een work in progress is, worden de vragen meegenomen voor verdere opvolging. Bijkomende vragen/opmerkingen kunnen te allen tijde gericht worden aan vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be.

• Kadastrale percelen. Zal er in VIP gewerkt worden met unieke of fiscale perceelssituatie. De éne is de meest recente, de andere geeft de toestand op 1 januari van het jaar. De vraag wordt meegenomen maar er wordt verondersteld dat meest recente percelen zullen gebruikt worden.
• Het (Vlaams) gebouwenregister en het adressenregister (voorheen CRAB) worden niet toegepast in het Kadaster. Dat zorgt voor problemen bij gebouwen met een subindeling zoals appartementen (gebouweenheid vs. partitie). Er zijn gesprekken gaande waaruit zou volgen dat het Kadaster de gebouweenheden van Vlaanderen overneemt. Dit is een aandachtspunt, want de uitvoering kan nog jaren duren.
• Benjamin licht ook toe dat de percelen negatief gebufferd zullen worden met een afstand van 1 meter. Dit om doordrukfouten te voorkomen te wijten aan verschuivingen in de basiskaart. De vraag is of dit voldoende is. Het antwoord van de groep is dat het in geval van hele smalle percelen best minder dan 1 meter mag zijn. Of de operator zou de buffer zelf moeten kunnen bepalen, afhankelijk van de situatie.
• Per VIP dossier zal een referentienummer toegekend worden. Dit kan echter niet door de gemeente bepaald worden. Hier kwam de vraag of er ook een veld kan voorzien worden om een gemeentelijk referentienummer toe te kennen. Er wordt een veld voor vrije tekst overwogen.

Het inlichtingenmodel. De verschillende inlichtingen voor VIP worden ingedeeld volgens het RAAF-model.

Read-only. Inlichtingen en attributen kunnen niet aangepast worden door de gemeenten.
Apply. Informatie wordt uit andere datasets gehaald, en al dan niet bevestigd of deze van toepassing is.
Adapt. Bij deze data kunnen alle attributen aangepast worden door de gemeenten.
Feed. Deze informatie wordt toegevoegd vanuit het gemeentelijk systeem.

De lijst met dossierinlichtingen waar VIP gebruik van zal maken staat op de publieke confluencepagina.

Per databron is telkens vermeld of deze al dan niet verplicht is, wat de RAAF-indeling is en wat de bron is in de eerste (okt.2022) en tweede fase (2023).

De bronnen zullen zoveel mogelijk geoptimaliseerd moeten worden zodat VIP decentraal gevoed kan worden. Het is toekomstmuziek dat alle informatie uit een centrale bron zou komen. Het is de bedoeling dat de gemeentelijke systemen van de dienstenleveranciers (Cevi, OrbitGIS, Geo-IT) worden aangesproken door middel van een API.

Er blijken momenteel geen GIS-sjablonen beschikbaar voor een vliegende start. Wel een overzicht van de te leveren attributen. De groep van GIS’ers beschouwt het ontbreken van GIS-sjablonen als een serieuze tekortkoming, en stelt de vraag aan Digitaal Vlaanderen en VVSG om dit alsnog te voorzien.

Het datamodel voor VIP is grotendeels vastgelegd, maar toekomstige wijzigingen zijn niet uitgesloten, suggesties zijn nog steeds welkom op vastgoedinformatieplatform@vlaanderen.be.

Men is tot de conclusie gekomen dat RUP’s in DSI niet allemaal conform de richtlijn zijn. Er is een samenwerking met DSI en er zal in VIP een GUI ontwikkeld worden met suggestielijsten om uniformiteit te bewerkstelligen.

Nog een uitdaging blijken de milieuvergunningen, deze in een eenvormig model gieten is niet evident. Indien deze vergunningen niet beschikbaar zijn in GIS zullen ze manueel moeten ingevoerd worden in VIP door de milieuambtenaar bij de behandeling van het dossier (zoals dat nu ook het geval is).

We zijn er met de GIS-groep niet toegekomen om een top-3 van gemeentelijke acties op te stellen om de aanloop naar VIP voor te bereiden. In ieder geval is het intekenen van milieudossiers bij veel gemeenten een openstaande taak.

Verslag en foto’s: Leen Moeyaert, Ine De Cubber, Tom De Smet, Marloes Decraemer, Bart Boute