Het digitaliseren van de workflow voor inname openbaar domein is voor de meeste gemeenten intussen een evidentie geworden. In de meeste gemeenten is dit echter beperkt tot de klassieke innames en signalisatievergunningen en werd het luik van de evenementen hiervoor nog buiten beschouwing gelaten, omdat dit een complexer proces is met veel meer vertakkingen naar andere diensten, instanties en specifieke softwarepakketten. De toekomstige evoluties rond het recent gelanceerde GIPOD 2.0 zal de behoefte aan een integrale softwaretool echter alleen maar doen toenemen. In Midwest hebben Ledegem en Wielsbeke de flow voor evenementen geoptimaliseerd via hun software van Eaglebe.

Wielsbeke bijt de spits af

Wielsbeke was al in het voorjaar van 2020 gestart met Eaglebe voor het luik van de innames openbaar domein (IOD). De keuze voor de software was grotendeels gebeurd op aansturen van de PZ MIDOW, die als actief betrokken adviesinstantie uiteraard voor de hele zone dezelfde software verkozen. De efficiëntiewinsten werden in de gemeente snel duidelijk, en aangezien zowel inname openbaar domein als evenementen daar bij dezelfde dienst (Secretariaat) zaten, kwam al snel de logische vraag om ook het evenementenluik in de oefening mee te nemen.

Het voordeel van een kleinere gemeente als Wielsbeke was enerzijds dat het bestaande analoge proces dringend toe was aan herziening en anderzijds redelijk gecentraliseerd zat op 1 dienst. Een reorganisatie en interne personeelsbeweging vormde mee het momentum. Daarnaast was de coronacrisis op vlak van evenementen uiteraard een zeer luwe periode, ideaal voor een rustige inloopfase.

1 centraal dossier

Wat Wielsbeke in feite gedaan heeft, is de bestaande, versnipperde aanvraagprocedure maximaal aligneren met Eaglebe. Sinds 2018 heeft de firma Merkator sterk ingezet op het afwerken van een module voor evenementen, waarmee zowel evenementen mét als zonder inname openbaar domein kunnen aangevraagd worden en gecentraliseerd digitaal afgehandeld worden. In die zin is Eaglebe voor evenementen dus in feite, vertrekkende vanuit een GIS-gebaseerde tool met GIPOD-koppeling voor IOD, geëvolueerd naar een soort van breder documentenplatform waarin een centraal dossier opgebouwd wordt waarin quasi alle aspecten van een evenement samenkomen. De workflow is gedestilleerd uit een werkgroep van steden en gemeenten, waarin vooral Knokke-Heist een prominente rol heeft gespeeld.

De basis van een evenementendossier is in feite een uitgebreid aanvraagformulier, dat in de loop van de procedure door de behandelaar gewijzigd wordt of aangevuld wordt met extra informatie. Voor de burger in Wielsbeke is de aanvraag en de eventuele inname openbaar domein geïntegreerd in hetzelfde formulier. Voor het eventueel reserveren van zalen of materiaal wordt er doorgelinkt naar een ander platform.

Een gelijkaardige werkwijze is ook te vinden bij GeoIT. In Spotbooking (de IOD-tool van Geosparc) is het evenementenluik minder uitgebreid ontwikkeld, maar wordt hiervoor ingezet op een meer geïntegreerde koppeling met specifieke evenementensoftware zoals Facilitator (E2E) of Recreatex (Gantner).

Ook Ledegem gestart

Ledegem is sinds 1/1/2021 gestart met Eaglebe, meteen voor IOD én evenementen. De opstart verliep daar in een gezamenlijk traject met de hele politiezone Grensleie, aangezien innames openbaar domein daar grotendeels door de politie zelf behandeld worden. De evenementen zitten in Ledegem bij de Dienst Vrije Tijd, die dan ook het grootste deel van de procesanalyse en de uitrol getrokken heeft. Voor dit luik is Ledegem met de andere gemeenten van de politiezone (Menen en Wevelgem) trouwens te rade gegaan bij Knokke-Heist.

Grootste les die Wielsbeke en Ledegem hebben geleerd is dat het de moeite loont om te durven afstappen van bestaande, lokale werkwijzen en een proces aan te passen aan de workflow van een software die als grootste gemene deler van bestaande klanten een frisse blik werpt op bestaande lokale werkwijzen. Een concreet voorbeeld hiervan is dat in beide gemeenten het aanvragen, goedkeuren en afleveren van verschillende nevenvergunningen (bv. geluid, drank, publiciteit…) in één beweging is geïntegreerd. Zowel voor de burger als voor de behandelaar is dit veel overzichtelijker.

Een tweede les is het belang van goede communicatie. Een goed doordachte en overzichtelijke productpagina op de website, die de verschillende types van innames en evenementen duidt en wijst op bepaalde specifieke voorwaarden en aspecten, is hier heel belangrijk. Zowel Ledegem als Wielsbeke zijn er op die manierin geslaagd om quasi alle mogelijke uitzonderingen en speciale gevallen (bv. wielerwedstrjden) in hun Eaglebe-workflow te krijgen. Zie https://www.wielsbeke.be/evenementen en https://www.ledegem.be/ledegem/vrije-tijd/zelf-organiseren.

Focus op vooruitgang, niet op perfectie

O.a. in het kader van de projectoproep ‘City of Things 2018’ werd o.a. onder de vleugels van het autonoom gemeentebedrijf VERA het project ‘Eventmachien‘ opgestart rond het digitaliseren van het proces rond evenementen. Een van de inzichten daarvan was dat “besturen niet het meest gebaat zijn bij een specifieke maatwerkoplossing voor evenementenbeheer, maar wel bij een breed inzetbaar platform voor dossieropvolging, dat tevens inzetbaar is voor evenementen.”

Deze conclusie vat perfect samen wat in Ledegem en Wielsbeke gebeurd is: centralisering en digitale dossieropvolging, voor zover mogelijk gecombineerd met een zo groot mogelijke automatisering en gebruik makend van Vlaamse authentieke bronnen. De woorden voor zover mogelijk zijn in de vorige zin cruciaal. Kleinere besturen zijn soms noodgedwongen pragmatischer van aanpak, waardoor ze mits de nodige wil wendbaarder zijn dan grotere organisaties. Ledegem en Wielsbeke kunnen voor een aantal grotere besturen op dit vlak een voorbeeld zijn.

Vanaf de inwerkingtreding van het nieuwe GIPOD-decreet (momenteel voorzien op 1/1/2022) zal de behoefte om de twee luiken (IOD en evenementen) integraal gedigitaliseerd te behandelen alleen maar toenemen. Lees meer over de recentste aandachtspunten rond GIPOD 2.0.