Opvolgen van Omgevingsvergunningen: radicaal digitaal (nog) niet altijd ideaal

Gepubliceerd door Wouter Verhelst op

De inwerkingtreding van de Omgevingsvergunning sinds 1 januari 2018 heeft de meeste gemeenten ook voor enkele intern organisatorische uitdagingen gesteld. Een gebruiksvriendelijk en centraal overzicht op de stand van zaken van de lopende dossiers is daarbij naar opvolging toe ook essentieel. In het analoge tijdperk lagen de fysieke dossiers zichtbaar op een stapel, geklasseerd per behandelaar en per thema, maar in het digitale tijdperk is deze organisatie soms minder evident. Een centrale en visueel overzichtelijke opvolgingslijst, waar statussen en termijnen op zichtbaar zijn, is iets wat in de meeste softwaresystemen momenteel nog ontbreekt. Veel lokale besturen grijpen daarom momenteel terug naar analoge technieken voor de opvolging, die soms perfect complementair zijn met de digitale workflow. Enkele voorbeelden uit Midwestgemeenten.

Ruiselede hangt een zelf gemaakte planningstabel op aan de muur in het bureau waar de 2 omgevingsambtenaren zitten. Op deze tabel worden manueel de termijnen en de doorlopen stappen aangeduid, zodat men met een oogopslag steeds de stand van zaken kan zien, ook als een collega afwezig is.

RuiseledeOMV

Wingene gebruikt een eenvoudiger document dat centraal beheerd wordt.

De exceltabel die Pittem digitaal bijhoudt, is dan weer zeer uitgebreid. Deze ‘digitale agenda’ bevat formules en geeft bijna alle velden weer die in

Tielt heeft in de DBA-periode een tijdje gewerkt met een planbord. Intussen is men daar van af gestapt om diverse organisatorische redenen. Wat Tielt wel nog doet, is een wekelijks overleg tussen de vroegere milieu- en stedenbouwkundige ambtenaren en de dossierbehandelaars. O.a. Ruiselede, Wingene en Tielt hebben dit intussen structureel ingepland in de wekelijkse agenda. Los van fysieke planningstools, lijkt een dergelijk overleg nu wel een permanent gegeven te zijn geworden. Een van de mooie neveneffecten van de Omgevingsvergunning is dus dat het collega’s – al dan niet verplicht – dichter bij mekaar gebracht heeft.

Categorieën: Omgevingsvergunning/DBA

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.