Op 21 januari 2021 werd het vernieuwde GIPOD-platform officieel in gebruik genomen. Gemeenten die al werken met eigen software voor inname openbaar domein kunnen in principe op hun twee oren slapen. Aangezien hun dienstenleverancier (Merkator, Geosparc of GeoIT) achterliggend voor hen de connectie blijft verzorgen, verandert er aan hun processen in principe weinig. Aan de vernieuwing van GIPOD is echter ook een belangrijke decreetswijziging verbonden. De exacte modaliteiten en timing worden nog verder besproken in de business werkgroepen, maar voor zover mogelijk, vatten we de concrete impact op gemeenten alvast even samen, en wijzen we nogmaals op enkele topics rond de Hinderpremie en jaarvergunningen waar Digitaal Vlaanderen onlangs de aandacht op vestigde.

Ook aandachtspunten voor gemeenten mét vergunningensoftware

Voor de inwerkingtreding van het vernieuwde GIPOD-decreet wordt momenteel gemikt op 1/1/2022. Vanaf dan wordt het registreren van álle innames en omleidingen met of zonder hinder verplicht. De gemeenten die hun IOD-processen al gedigitaliseerd hebben, zijn op dit punt eigenlijk al grotendeels in orde. Zij gaan in de toekomst quasi volledig kunnen blijven werken op de manier zoals ze dat gewoon zijn met hun eigen software. Nieuw is ook dat de vraag voor grondwerken door nutsmaatschappijen via GIPOD zal moeten gebeuren en ook daar door de gemeenten zal moeten gevalideerd worden. Ook daarvoor mogen gemeenten er in principe van uitgaan dat hun dienstenleverancier dit gegeven zal integreren in hun bestaande software.

Voor evenementen ligt dat vaak anders. Omdat de workflow hiervan doorgaans veel complexer is, hebben veel gemeenten er nog mee gewacht om dit proces te digitaliseren met hun vergunningensoftware. Een evenement met een relevante inname wordt in sommige gemeenten daarom vaak nog manueel in GIPOD ingevoerd, vooral dan met het oog op conflictdetectie met andere innames. Voor gemeenten die deze workflow tegen 2022 nog niet gaan gedigitaliseerd hebben en dit type inname niet manueel in GIPOD invoeren, kan het dus tricky worden. Ledegem en Wielsbeke bewezen onlangs dat het wel degelijk mogelijk is, mits een doordachte projectmatige aanpak.

De kleine innames (bijvoorbeeld puntwerken in kader van een jaarvergunning) gaan vanuit de back-office van de nutsbedrijven naar GIPOD gestuurd worden en komen dan zo in de software van de gemeenten binnen. Eindelijk een uniform kanaal dus om al deze meldingen te bundelen in plaats van de per gemeente en nutsmaatschappij versnipperde werkwijze van website, excel, email of gemeentelijke vergunningensoftware… Digitaal Vlaanderen heeft echter onlangs opgemerkt dat sommige gemeenten deze “meldingen i.k.v. jaarvergunningen” intussen al laten aanvragen via hun softwaretool, als een klassieke vergunningsaanvraag dus, maar dan weliswaar met automatische goedkeuring wegens jaarvergunning. Hierdoor komen ze echter als klassieke inname in GIPOD terecht (vergunning verleend door de gemeente, d.w.z. met de gemeente als beheerder – wat dus niet klopt) . Het achterliggend idee is uiteraard goed bedoeld (conflictdetectie), maar is in principe niet volgens de gemaakte afspraken met de betrokken partners. Er is immers een groeipad afgesproken met de netbeheerders waarin het nieuwe GIPOD hen de mogelijkheid zou geven om deze meldingen automatisch vanuit hun eigen software door te sturen naar GIPOD, in plaats van dit apart te moeten melden aan de gemeente. De eerste implementatie is voorzien vanaf september 2021. Lees meer hierover in het recente nieuwsbericht op de GIPOD-cocreatiepagina van Digitaal Vlaanderen.

In hetzelfde nieuwsbericht wordt ook nogmaals de aandacht gevestigd op de Hinderpremie. Net zoals in het oude GIPOD, blijft het als gemeente belangrijk om je eigen gemeentelijke grondwerken die een Hinderpremie kunnen veroorzaken apart in GIPOD in te voeren, als type “grondwerk”. Dus niet als een vergunningsaanvraag vanuit je eigen software, want dan creëer je een inname van het type “werk”, wat niet vatbaar is voor een Hinderpremie. Ook het opvolgen en eventueel aanvullen van de in GIPOD geregistreerde hinder is als gemeente voor die specifieke innames belangrijk. Wanneer er bijvoorbeeld een signalisatievergunningsaanvraag voor het uitvoeren van een bepaald grondwerk binnen komt, kan het als gemeente nodig zijn om de hinder die voor het onderliggende grondwerk in GIPOD geregistreerd was, te checken of aan te passen om effectief de Hinderpremie te kunnen genereren. Dit gebeurt dus vooralsnog in GIPOD zelf, via een speciaal voor steden en gemeenten voorzien tabblad. Er wordt ook gewerkt aan een notificatiesysteem waarbij je als gemeente proactief verwittigd wordt als er een grondwerk gepland is waarvoor geen hinder is ingevuld.

Zonder vergunningensoftware?

In gemeenten die echter niet werken met eigen vergunningensoftware, gaat er wel degelijk een en ander veranderen vanaf de inwerkingtreding van het decreet:

• Alle aanvragen voor signalisatievergunningen in uitvoering van een grondwerk door aannemers gaan verplicht moeten verlopen via een centraal aanvraagformulier op het GIPOD-platform zelf. Dit formulier zal al ter beschikking zijn in de loop van 2021, maar voorlopig dus nog zonder verplichting. De goedkeuring van de aanvraag zal door de gemeente zelf moeten geregistreerd worden in GIPOD (de dossierbehandeling en het afleveren van de vergunning niet).
• Daarnaast gaan die gemeenten vanaf 2022 ook alle andere innames met hinder (d.w.z. met afsluiten van minstens een deel van de rijbaan) in GIPOD moeten invoeren, samen met alle hoger vermelde zaken zoals het behandelen van de vraag voor grondwerken, het opvolgen van de hinder i.k.v. de Hinderpremie etc…

Naar aanleiding van GIPOD 1.0 was er de laatste 5 jaar al een markt gecreëerd voor vergunningensoftware. De drijvende factor was echter vooral de vraag naar interne efficiëntie en procesoptimalisatie, waarbij de softwarfirma’s handig gebruik konden maken van GIPOD. Doot de decretale ontwikkelingen rond GIPOD 2.0 worden gemeenten die achterblijven nu echter bijna noodgedwongen richting digitalisering geduwd. De conclusie kan dus inderdaad gemaakt worden dat het deze keer GIPOD 2.0 zelf is dat de markt verder versterkt. Digitalisering heeft inderdaad zijn prijs, maar gemeenten mogen zich hierop niet blind staren. De financiële kosten worden ruimschoots gecompenseerd door de baten op vlak van efficiëntiewinst en betere dienstverlening op verschillende vlakken en op verschillende niveaus. Alleen zijn die zaken moeilijker te becijferen.

Meer info

• Via de nieuwe interface in GIPOD 2.0 is een feedbackknop voorzien voor alle gebruikers waarmee suggesties kunnen gedaan worden, suggesties van anderen kunnen bekeken worden en waar de roadmap van de geplande functionaliteiten zichtbaar is.
• Via de cocreatiepagina vind je alle informatie over de businesswerkgroepen, online trainingen, nieuwsbrieven etc. Vooral het abonneren op de GIPOD-nieuwsbrief is erg interessant (aanmelden via digitaal.vlaanderen@vlaanderen.be).