GIS-coördinatie in de gemeente: hoe krijg je het georganiseerd?

Gepubliceerd door Wouter Verhelst op

Het is iets wat de buitenwereld vaak ontgaat, maar GIS-coördinatie in de gemeente bestaat uit veel meer dan het beheren van software, het up-to-date houden van datasets of het maken van kaartjes. Net zoals bij de collega van ICT bestaat meer dan de helft van het werk van een GIS-coördinator uit het in kaart brengen, organiseren en bijsturen van processen, intern overleg, opvolging, rapportering en zaken geregeld krijgen. Hoe begin je eraan om dit georganiseerd te krijgen in je eigen gemeente? Het e-book Geolokaal en een best practice uit Wingene kunnen dienen als inspiratie.

Enkele jaren geleden werd de werkgroep Geolokaal opgestart. De oude website is intussen verdwenen en de inhoud heeft een plaats gevonden op de site van Geopunt. De werkzaamheden van deze werkgroep worden in de toekomst opgenomen in de marge van de VVSG-GIS-werking. Een van de laatste wapenfeiten was het publiceren van een e-book over GIS-coördinatie in de gemeente. De eerste twee hoofdstukken (managementsamenvatting en kader waarbinnne gewerkt wordt) zijn heel toegankelijk geschreven en kunnen een prima vertrekpunt vormen om draagvlak bij het management en beleid te zoeken. Hoofdstukken 3 en 5 bevatten tips en verschillende concrete voorbeelden van plannen, checklists voor interviews, analysemodellen, procesbeschrijvingen, projectfiches etc…

Op dezelfde pagina vind je trouwens o.a. ook een regelmatig bijgewerkte lijst van GIS-verplichtingen en een lijst met lokale GIS-contactpunten. (Om wijzigingen aan contactgegevens door te geven, contacteer tom.vanherck@kb.vlaanderen.be)

Een interessante best practice is de gemeente Wingene. Wingene werkt sinds 2015 met een intergemeentelijke GIS-coördinator, sinds 2016 vergezeld van een lokale beleidsmedewerker GIS/RO.

  • De jaarlijkse projecten en prioriteiten wordt vastgelegd in een zesmaandelijks bijgewerkt GIS-plan (in feite een bundeling van projectfiches).
  • De opvolging van deze planning gebeurt in een structureel GIS-overleg dat minstens tweemaandelijks plaatsvindt. Dit overleg heeft een vaste samenstelling (beleidsmedewerker GIS/RO, intergemeentelijk GIS-coördinator, teamcoach Wonen & Omgeving en diensthoofd Ruimtelijke Omgeving), aangevuld met specifieke medewerkers naargelang de onderwerpen. Het GIS-overleg wordt steeds zo gestructureerd mogelijk voorbereid en de verslagen worden voorzien van een concrete to do-lijst met taakverdeling.
  • Nieuwe GIS-projecten worden afgetoetst aan een GIS-kader. Dit is een interne dienstnota die samen met het MAT is opgesteld waarin enkele algemene principes rond de gemeentelijke GIS-werking zijn vastgelegd. Het gebruiken van dergelijk GIS-kader zorgt voor duidelijke afspraken, realistische verwachtingen en een duurzame en gedragen verankering van het GIS in de organisatie. Belangrijk is ook de nadruk op de zogenaamde ‘GIS-reflex’: bij elk project waar er locatiegebonden data aan te pas komt, wordt er uit voorzorg een link met de GIS-cel gemaakt om tijdig te kunnen bijsturen indien nodig. De gedragenheid door het MAT en het beleidsoverleg zorgen voor een organisatiebrede sensibilisering.

Niet elke gemeente is uiteraard in staat om evenveel tijd en middelen in te zetten. Een dergelijke gestructureerde, doelgerichte en gedragen aanpak zal er in elke gemeente anders uitzien, maar zal op termijn wel zorgen voor een effectieve vooruitgang.


Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

Deze website gebruikt Akismet om spam te verminderen. Bekijk hoe je reactie-gegevens worden verwerkt.